AUTOR: Pedro Rojas (http://pedrorojas.es). Licenciado en ADE por la Universitat de Barcelona con Especialización en Finanzas y Posgrado en Community Management por EAE Business School. Es actualmente Director de la División de Social Media de Íncipy y Director de Estudios Académicos 2.0 en el Instituto de Innovación Digital de las Profesiones (Inesdi). Es profesor de Máster en la Universitat Pompeu i Fabra, la Universitat Autònoma de Barcelona y la Universitat Oberta de Catalunya; igualmente es profesor de Community Management y otras especialidades 2.0 en el Instituto de Innovación Digital de las Profesiones, así como en Porta22 de Barcelona Activa. Es autor del libro “Community Management en un semana” de Editorial Planeta y de “Reclutamiento y Selección 2.0” de Editorial UOC. Modera el Blog “Senior Manager” (http://seniormanagerblog.com).
Madrid, 1 de junio del 2012.- Cualquier evento, independientemente de su tamaño, puede ser difundido a través de redes sociales con el objetivo de traspasar las barreras físicas y llegar muy lejos, prácticamente hasta donde queramos. Podemos convertir una gran conferencia multitudinaria o una reunión de amigos en un verdadero acontecimiento con el simple uso planificado de la redes sociales.Durante los últimos cuatro años he colaborado con organizadores de eventos y conferencias de todo tipo, dándoles un mayor alcance en las audiencias interesadas en las temáticas de los mismos, lo que han contribuido a su promoción en todos los sentidos.
Mi última experiencia en difusión de eventos fue como “tuitero oficial” del pasado ExpoManegement 2012 (Madrid), junto a mi colega en esta áreaMaría Redondo (@mariaredondo) en donde estuvimos trabajando directamente con los organizadores en la difusión del mismo en redes sociales. Las redes sociales, además de ayudarte a compartir, tienen la capacidad de hacer “mucho ruido” si sabes cómo hacerlo. Esta guía te ayudará a saber cómo conseguir que unas acciones bien planificadas puedan convertir a un evento en algo mucho más grande y que todo lo que allí sucede, llegue muy, pero que muy lejos.
Paso 1. Planificación
La planificación es esencial para que tu trabajo de difusión sea realmente exitoso. Hay que recordar que el Social Media y todas las herramientas y aplicaciones que le nutren, son un canal, más no una estrategia en si misma. La mejor vía para usar ese canal dependerá de la propia audiencia a la que te diriges, y a cómo esa audiencia interactúa en la Red. Por ello es imperativo seleccionar cuidadosamente las redes que serán usadas, para que combinen con la audiencia que necesitamos atraer. Casi siempre Facebook, Twitter, Google+, Tuenti y LinkedIn están en el menú de buenas opciones para captar audiencias.
Y no se trata de la simple planificación programada y metódica, sino de saber cuáles son las redes en las que demográficamente se encuentra tu audiencia principal. Una vez elegidas, toca empezar a realizar acciones en las que se menciona el evento, se difunde la agenda y se pide apoyo a los ponentes para mejorar la difusión, lo que resulta en un buen posicionamiento inicial.
Paso 2. Invitaciones 2.0 y registro
Ya existen distintas aplicaciones para gestionar de forma eficiente las invitaciones y el registro de asistentes. Algunas de las que he utilizado son: Amiando, Ticketea Eventbrite y Eventuo las cuales incluyen RSVPing y otras características de personalización. Así que crea tu propia agenda de venta y registro, tanto dentro como fuera de los canales social media, en donde las redes sociales servirán de puente a tu sistema de registro principal.
Estas aplicaciones te permiten publicar las listas de asistentes, de ponentes y mucho más. También se pueden integrar en la web del evento, en blogs y otras herramientas de difusión y posicionamiento.
No dejes de crear un evento en Facebook con toda la información relacionada al mismo, ya que da fácil acceso para poder invitar a tus fans y que estos a su vez puedan compartir el contenido con sus amigos. Facebook es uno de los primeros lugares donde las personas van a buscar información sobre un evento. Alternativamente, creando un evento desde tu perfil personal, te permite enviar invitaciones directamente a los correos de los invitados.
Paso 3. Promoción y distribución
Promociona la pagina de registro en el Muro del fan page, si el contenido es atractivo, puedes promocionar el link directo del evento intermitentemente. La promoción es la única acción que permite atraer a las personas mientras se hace difusión, y si tienes experiencia, “viralización” del mismo. Existen tantas redes y aplicaciones disponibles que sería difícil mencionarlas todas en función de los objetivos del evento, así que lo haré de forma general.
Asegúrate de utilizar a Twitter, Facebook, Google+ y Tuenti como canales principales y luego a YouTube, Pinterest y LinkedIn como herramientas complementarias de promoción. La clave en Facebook es la creación de evento como tal y si es posible añadir un grupo; en Twitter es fundamental el uso de hashtags generalistas que introduzcan el mensaje en todas las conversaciones posibles enlazando al Blog o web del evento.
Paso 4. Tráfico
Genera trafico al Blog o web del evento, ofreciendo obsequios por registrarse en el mismo, o premios a aquellos que publiquen enlaces de la pagina del evento en sus propios sitios.
Integra en botones de compartir en varias redes: “Me gusta”, +1, Tweets, Pin, etc. Esto ayudará a incrementar la popularidad y el tráfico del evento, creando una cadena que llevará a otros usuarios a compartir el enlace. Posiciona estos botones de “Compartir” arriba y a la derecha.
Utiliza a Foursquare como aliado y realiza algún tipo de concurso para quien logre convertirse en “alcalde” en un momento determinado.
Anima a escribir en el muro de Facebook y a hacer “me gusta”, así como compartir en otras redes sociales y cuelga fotos y videos de eventos anteriores.
Paso 5. El día del evento
Este día Twitter es el Rey y Facebook y Google+ las reinas, asegúrate de hacer muy visible el hashtag así como el usuario oficial del evento, al tiempo que proporcionas una pantalla adicional en la que se irán proyectando los tweets que se van publicando con el hashtag del evento. Un evento 2.0 ha de proveer de Wi-Fi gratis a los asistentes, lo que permite a los asistentes difundir todo lo que acontece con rapidez y facilidad.
Lo usual es proveer también de streaming en directo, los que he utilizado son Mogulus y Ustream que permiten llegar mejor a los que no pueden asistir, pero que estarán siguiéndolo de forma remota. En caso de no poder emitir en directo, es recomendable colgar lo mejor del evento en YouTube.
Es importante que la persona que gestione las distintas redes sociales pueda estar en comunicación constante con la organización, ya que a través de estos canales se elevarán las quejas y comentarios negativos del evento, los cuales han de gestionarse de inmediato.
Paso 6. Durante el evento
Determina cómo será la cobertura en otras redes y Blogs, ya que es conveniente que se haga el mismo día. Los del día después son los menos leídos.
Recuerda poner en situación a los que no están en el evento ese día, por lo que no hay que olvidarse de la descripción del lugar y otros aspectos relevantes.
El gestor de las redes sociales ha de tener a mano un programa del evento y haberlo revisado con antelación. Es conveniente tener ya un listado de nombres y usuarios para hacer copy & paste y no perder tiempo buscándolos.
Es recomendable tener abierta una herramienta de productividad como Tweetdeck o Hootsuite para seguir los RT, menciones, y sobre todo los hashtags, lo que evita las distracciones y promueve la efectividad.
La publicación ha de prescindir de lo anecdótico, hay que publicar lo que es realmente importante para el lector que está fuera del recinto, o aquello que pueda crear polémica o debate y que ayude al ruido y la difusión.
El proceso de publicación incluye: escuchar el contexto de todo lo dice el ponente, luego se analiza la idea y se asimilar el concepto, para después resumirlo directamente a la herramienta.
Las actualizaciones pueden ser inmediatas, pero con una frecuencia que no termine siendo intrusiva. Es más importante mostrar una cronología del evento.
Aunque se pueden ir subiendo fotos a medida que avanza el evento, es conveniente crear un álbum con las imágenes del mismo.
Los comentarios han de irse respondiendo, y los más banales pueden responderse en privado, cuando el usuario nos siga. Hay que tomar en cuenta que un exceso de respuestas en un momento dado, podría saturar el TL y resultar en que dejen de seguir la cuenta. Difundir el evento es sólo parte de un todo, mucho de lo que se consigue en repercusión, es con la gente que hace consultas o quizás ofreciendo algún aporte.
Elige un único acortador de URL para luego poder medir el impacto de los enlaces.
Utilizar tweetreach.com cada media hora con el hashtag del evento para ir medir las repercusiones en directo.
En Twitter, las publicaciones han de ser concretas y claras. Hay que intentar dejar libres unos 25 caracteres para facilitar los RT. En Facebook y Google Plus, pueden extenderse un poco más.
Recuerda que no se trata de una acción comercial sino la transmisión de un evento. Los RT, “compartir” y los +1 también valen, sobre todo si son de usuarios que ya están allí. Es pertinente hacerse eco de los aportes valiosos, muchos asistentes al evento captan las ideas de otra forma, que pueden ser de valor para el resto.
No se debe abreviar si no es absolutamente necesario. El castellano (o cualquier otro idioma) ha de ser usado de forma correcta.
En twitter, se ha de hacer referencia a los ponentes con sus respectivos usuarios.
Hay que tener muy claro lo siguiente: Historia del evento, futuras ediciones, detalles del evento, número de asistentes, Cuántas personas participan, etc.
No hay que limitarse sólo a texto. Hay que subir fotos y videos, audios y documentos, y tener preparadas las herramientas que serán utilizadas.
Los errores son muy frecuentes en las redes sociales. Te sugerimos que prestes atención al trabajo que estás realizando y te concentres en la transmisión.
Hay que convertir en hashtag todo lo que sea convertible, pero sin abusar dejando los que son hashtags como tal al final.
No se trata de repetir lo que dice el ponente, pues no siempre habla en forma de frases, sino de trasmitir la idea principal, muchas veces no es lo mismo.
En los descansos (coffee break) no te olvides de hacer networking con los asistentes. Hacerlo te ayudará a completar los círculos relacionales que complementan tu trabajo como gestor de las redes sociales.
Paso 7. Después del evento
Una vez terminado el evento, es necesario agradecer a todos los que lo han seguido y han utilizado el hasta del mismo. De hecho, el evento no termina cuando todo el mundo se va, así que es muy conveniente seguir el debate que se suele dar incluso una vez terminado el mismo.
Asegúrate de que a todos les quede una impresión duradera de todo lo sucedido, sobre todo si la intención es darle perpetuidad a este tipo de eventos en el futuro.
Comparte todo el material recopilado en el evento, redacta y publica un artículo con un resumen del mismo, y mantén el contacto con los asistentes. Es importante enviar notas de agradecimiento a los mejores difusores del mismo.
Crea tu propia base de datos para futuras invitaciones
Reflexión: en mi caso, trabajar como difusor profesional en eventos es mitad trabajo y mitad disfrutar del mismo, y en cierta forma, es una manera muy sutil de convertir mi trabajo en ocio y en ocio mi trabajo, ya que lo disfruto de principio a fin, aunque no dejo de estar cansado al finalizar al mismo.
Lo cierto, es que cada vez más personas participan y siguen eventos a través de redes sociales, y este fenómeno es cada vez más frecuente. Así que el futuro de los mismos será seguir aprovechando a las redes sociales para compartir todo lo que allí sucede, de forma de llevarlo hasta donde los mismos límites de la Red nos lo permitan.
La clave de todo sigue siendo saber que se trata de personas, así que pensar de forma comercial o intentar salirse de la espontaneidad es el principal error de los que intentan usar la Red en un evento para vender. Es simplemente seguir una metodología, sin dejar de ser espontaneo. ¡Inténtalo!
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